Uredan radni stol – motivacija za promjene

307

Danas je ovako kako je, jer je jučer bilo kako je prije bilo. A ako je danas isto kao što je bilo jučer, sutra će biti kao što je danas. Ako želiš da sutra bude različito, moraš odlučiti da danas bude drugačije. (P. D. Ouspensky)

5 savjeta za uredan radni stol za sva vremena:

1. Odvojite tri do četiri sata za čišćenje, čak i ako vam se čini da zaista nemate vremena.
2. Važno je sve skinuti sa stola, jer „malo“ pospremanje neće donijeti odgovarajuće rezultate. Dokumente i predmete prebacite na policu ili pod.
3. Očistite stol sredstvom za održavanje drveta i podijelite pod ili neki drugi prostor na četiri dijela.
4. U mislima dijelove označite u četiri kategorije: „Ovo ću prvo baciti“, „Ovo ću dati nekome drugom“, „Ovo je mi je jako važno“, „Ovo je lako i odmah ću riješiti“
5. U kategoriju „Ovo ću prvo baciti“ premjestite sljedeće nepotrebne materijale i dokumente: novine starije od petnaest dana, stare kataloge i turističke prospekte, stare skripte ili materijale s poslovnih edukacija koje niste nikada koristili, stare božićne ili rođendanske čestitke, kalendare i rokovnike iz prethodnog razdoblja, recepte za kolače i jela koje ste razmjenjivali s kolegicama, popise različitih dijeta, privatne papire koji su se slučajno našli na radnom stolu i tamo ostali.
U grupu „Ovo ću dati nekome drugom“ prebacite sve dokumente koje ste odlučili kasnije pogledati, a u međuvremenu su postali nadležnost nekog drugog člana tima, stručne časopise, izreske iz novina ili članke koji mogu koristi nekom od članova tima, dokumente koje trebaju završiti u nekom drugom odjelu poput računovodstva, financija ili upravi.
Posebno budite strogi prema sebi kada budete formirali grupu „Ovo mi je jako važno!“. U tu grupu stavite zaista najvažnije dokumente koje trebate riješiti u nadolazećem razdoblju i koji su vam važni u obavljanju vaših poslovnih aktivnosti.
Kategorija „Ovo je lako i odmah ću riješiti“ treba se sastojati od svih mogućih papirića na kojima su napisani podsjetnici s brojevima telefona osoba koje trebate nazvati, e-mail adresa kojima trebate uputiti dopis ili poruku, dokumenata koje trebate faksirati ili odložiti u za to predviđenu mapu ili registrator.
Nakon što ste formirali sve četiri skupine, na polici ili na podu više ne bi trebalo biti dokumenata niti papira. Kako biste u tome uspjeli, važno je da jedan dokument pogledate samo jednom i odmah odlučite gdje pripada te ne otvarate dodatne kategorije dokumenata. Nakon selekcije, prvo je važno sve predmete i materijale iz kategorije „Ovo ću prvo baciti“ odnijeti u koš za stari papir. Nakon toga u sljedećih posla sata do sat vremena treba riješiti sve iz kategorije „Ovo je lako i odmah ću riješiti“. Sljedeći korak je podjela i raznošenje papira i dokumenta iz kategorije „Ovo ću dati nekome drugom“, a na kraju na stol i mape vratite dokumente koje ste označili kategorijom „Ovo mi je jako važno“

Simbolično čišćenje i novi početak
Na ovakvo čišćenje prostora i radnog mjesta osobe se najčešće odlučuju u prosincu, kada istekom godine žele „stvari pospremiti na svoje mjesto“ i tako neopterećeni ući u novo razdoblje. Poravnavanje dugova i vraćanje posuđenih predmeta stari je običaj koji ima simbolično značenje, jer se 21. prosinca događa i sezonska mijena koja vodi u razdoblje nade i želje, odbacivanje starih navika te donošenje novih odluka i ostvarivanja ciljeva u nadolazećoj godini.

mr.sc. Elvira Mlivić Budeš

Komentari